TED教你马上用得到的10个简报製作技巧

  • B素生活
  • 2020-06-09
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TED教你马上用得到的10个简报製作技巧

在职场上,常常需要使用简报来阐述想法。可能是向老闆作新计画的提案,也可能是对客户作产品说明。可以说,简报能力的好坏直接影响个人职场上的表现。一份美观、简洁的简报不但可提升专业度,也能更有效率地说服你的听众。

好的简报档案如何製作?TED 网页设计师 Aaron Weyenberg 是箇中高手,他提出了几个製作简报前一定要有的基本概念。

1. 别急着马上开始

最后再动手做简报吧。首先,先思考要传达的讯息是什幺,要用什幺论点来支持。实际讲出来,看看形式是否可行,然后再思考需要什幺样的投影片来辅助。口头讲演和简报本身需要分开看待,投影片只是用来让听众更加进入状况的工具。不是讲者的逐字稿。

2. 让风格呈现一致

好的简报投影片会像是同一个故事里的不同部分。儘量让投影片使用一样的排版、配色、文图配置。格式範本可以简单解决这个问题。但如此一来,不但内容被限制,还有很大的机会用到和别人一样的範本。为了防止这种情况,我会把平常用到的一些範本中的素材另外保留,需要的时候再加以组合使用。

3. 考虑主题间如何转换

然而,如果过度强调一致性,很容易太过头,你不会希望每张投影片都一模一样的。在你想要特别强调的主题,可以用特别的风格。举例来说,如果投影片是黑底白字的风格,可能在换主题时,格式转换成白底黑字。如此一来,风格上没有太大的冲突,整体简报结构不变,同时也告诉听众:我们现在要转换到下个主题了。

4. 文字越少越好

避免太多的文字量,尤其不要让文字内容和讲的东西重複太多。就像在会议中发了参考资料下去,大家不会专心听,反而低头看他们自己的东西。太多文字等同强迫听众从你的报告中分神,去注意你的投影片。头脑没办法一次处理那幺多工作。最好注意两者之间的比例。如果你非得要放入很多字,不要让文字一次就全部出现。

5. 用有力道的图片

好的图片不能让听众分心,且能快速从中产生共鸣。这些图片有两个特点:1)让听众一看马上能对你想表达的东西产生强烈印象。2)不过度複杂,可以是一种比喻或是实物,且和讲的东西是有关联的。

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TED教你马上用得到的10个简报製作技巧

接下来是 Aaron Weyenberg 的一些个人小技巧:

1. 别用太多花俏的功能

简报製作软体通常提供很多过场特效,Weyenberg 认为,大部分的特效对听众没有帮助。更糟的是,他暗示了你的投影片是多幺的空洞和乏味。如果一定要使用,不要用效果太夸张的,而且让所有投影片一起使用。

2. 半透明遮罩可用来快速集中焦点

如果你想要指出图片中的某一部分,可以用一个大箭头去强调。或者,这里有个个人的小祕技。非常适合用来突显新的网页设计,尤其是我不希望听众分心在网页的其他部分时。把要用的图片複製两张,一张调成半透明后,在要强调的地方挖洞,贴到另一张上面去。

TED教你马上用得到的10个简报製作技巧

3. 碰到大图片时,使用移动图片的技巧

要秀出整个网页时,GOOGLE 有个外挂功能可以帮你把整张网页的图片抓下来。但尺寸往往会超过单面投影片的大小,这时不用去裁切或压缩原本的图片。在 Keynote 里有个功能可以让你在作简报时移动图片。

4. 不要把影片设定成自动播放

在投影片中插入影片很简单,但如果就这样让影片自动播放,实际简报时常会让电脑耗费无谓的读取时间,甚至让讲者误点至下张投影片,应该要把投影片里的影片设定成手动播放。

5. 如果要使用简单的图表,重新绘製

将要用的图表插入至投影片中很容易,但常常会让整体的美感大打折扣。如果图表本身并不複杂,你又有多余的时间。可以考虑用软体本身的功能重新画一份表格。虽然是简单的工作,却可以让你的简报更加简洁美观。

《本文原出处:10 tips on how to make slides that communicate your idea, from TED’s in-house expert》)。